راه پیش رو برای مدیریت اسناد


راه پیش رو برای مدیریت اسناد
مطالعات علمی انجام شده در زمینه مدیریت اسناد نشان می دهد که شخصیت آن به طور مداوم در حال افزایش است. نگرانی بزرگ این است: این ممکن است به کجا منجر شود؟
مدیریت اسناد معمولاً به عنوان روشی برای از بین بردن فرم های چاپی آغاز می شود. و سپس به یکی از لیست اصلی ترین مشکلات یک کسب و کار تبدیل می شود تا در تلاش برای تقویت بهره وری و رقابت پذیری کار تجاری به آنها توجه کند. به عبارت دیگر ، مدیریت اسناد دیگر فقط بر ایجاد و ذخیره اسناد متمرکز نخواهد بود. این به طور پیوسته در حال تبدیل شدن به یک ویژگی اصلی در فرایندهایی است که سعی در غنی سازی جریان های تجاری دارند. این گزینه استفاده از مدیریت اسناد جدید نیست ، اما شامل نوآوری های مهمی است و در کوتاه مدت و بلند مدت پتانسیل گسترده ای را با طیف گسترده ای از امکانات باز می کند.
هزینه در مدیریت اسناد
بر اساس گزارش های مدرن ، مدیریت اسناد نقش مهمی در فرآیندهای تجاری دارد. در حقیقت ، طبق آخرین تحقیقات فوربس ، تقریباً 2/3 از صاحبان مشاغل فناوری اطلاعات متعهد به انجام کارهای مدیریت اسناد هستند ، که به طور واضح شانس زیادی را که مدیریت اسناد ارائه می دهد ، نشان می دهد.
چرا شرکت ها در مدیریت اسناد سرمایه گذاری می کنند رایانه ها و ابزارها همچنان قابلیت ذخیره سازی خاص خود را افزایش می دهند در حالی که تامین کنندگان مایلند اندازه خود را در محدودیت هایی حفظ کنند؟ با این وجود ، همزمان با ارائه سیستم های جدید دیجیتال و انواع پرونده ها ، مدیریت اسنادی که فراتر از سیستم ها و دستگاه های رایانه ای شخصی است ، صرف نظر از اندازه آن ، به یک موضوع اصلی برای هر شرکت تبدیل شده است.
جایی که مدیریت اسناد می تواند منجر شود: مطالعات نشان می دهد ، در سال 2014 ، شصت و هشت درصد شرکت ها از تعداد بیشتری دستگاه ذخیره سازی استفاده می کنند. این 2 چالش قابل توجه در مدیریت اسناد را افزایش می دهد: محتوای سریع و موثر و قابلیت حرکت.
بنابراین ، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد بر ارائه رابط کاربری جستجوی پیشرفته متمرکز هستند که به افراد امکان می دهد تحقیقات کاملی انجام دهند و سریع و ماهرانه به نتایج برسند. از طرف دیگر ، همه علائم نشان می دهد که به زودی ، شرکت های نرم افزاری مدیریت اسناد استراتژی های خود را بر روی افزایش قابلیت های مرتبط با مدیریت محتوا در دستگاه های بی سیم متمرکز می کنند ، هم به صورت خصوصی و هم برای استفاده حرفه ای.
ما نمی توانیم در مورد تحرک بحث کنیم ، بدون ذکر روند رایج در مدیریت اسناد: ذخیره ابری اسناد تجاری. گذشته از مزایای آشکار دیگر ، این فن آوری های جدید به کارگران مستقر در هر نقطه از کره زمین اجازه می دهد تا به دیگران بپیوندند و به طور همزمان روی همان اسناد دقیقاً یکجا کار کنند.
کار کمی پیش به نظر می رسید امروز دشوار است. در حقیقت ، بازیکنان دفاعی بسته نرم افزاری مدیریت اسناد معمولاً وعده داده اند كه ممكن است بعداً دفتر تجارت (تقریباً) بدون كاغذ ، كه اسناد دیجیتال الكترونیكی جایگزین اسناد اوراق می شود ، به یك حقیقت واقعی تبدیل شود.
مثال خوبی که همه ما می دانیم در خدمات تحویل دیده می شود. به نظر می رسد که کاغذهای مرسوم انفرادی ، که هنوز هم از آنها استفاده می شود ، برچسب های طرحی است که روی پاکت ها و جعبه ها می گذارند (که اتفاقاً به راحتی می توان با بارکد های چاپی جایگزین آنها کرد). مشتریان بیشتر از این یادداشت حمل را امضا نمی کنند ، بلکه صرفاً دریافت را با امضای غیرقابل شناسایی در رایانه لوحی یا ابزار مرتبط تأیید می کنند. سپس تحویل کالا به ناچار در دفتر خانه مشاغل ثبت می شود و روند کار متوقف می شود.
من هیچ سرنخی از زمان از بین رفتن مقالات چاپی ندارم ، فقط به این دلیل که به نظر می رسد ما بیش از پس انداز مقالات را هدر می دهیم. با این حال ، واضح است که در این بین ، تکنیک های چاپ همچنان قابل توجه هستند. کاربران تلفن همراه مایل به چاپ اسناد در هنگام سفر هستند. و از آنجا که شبکه های Wi-Fi در اطراف ما وجود دارد. چرا وب سایت های چاپی ایجاد نمی شود ، جایی که پرونده های حمل و نقل آنلاین چاپ می شوند؟ فقط ممکن است مجبور شویم به محلی که مربوط است برویم و اسناد چاپ شده را از آنجا دریافت کنیم. همانطور که انتظار می رود پرداخت ممکن است بصورت خودکار و بصورت آنلاین انجام شود.
انتخاب دیگر برای نگهداری و استفاده مجدد از تکه های کاغذ شامل تعیین تاریخ انقضا برای سوابق کاغذ چاپی و ایجاد جوهر در این اسناد چاپی است که بلافاصله پس از تاریخ انقضا ناپدید می شوند. به طور معمول ، مقررات قانونی ممکن است تاریخ انقضا را موظف کند که به طور خودکار به هر صفحه از صفحه چاپ شده اختصاص یابد. این همه می تواند بسیار ابتکاری به نظر برسد ، اما نکات بسیاری وجود داشته است که برای اکثریت مردم غیر ممکن به نظر می رسید و با این وجود ، واقعیتی محکم را رقم زده اند.
تشخیص نوری شخصیت (OCR) یکی اینجا دیگر از فناوری هایی است که باید در آن گنجانده شود. پیشرفتهای حیاتی در روشهای OCR وجود داشت ، از جمله تفسیر معقول تر از مطالب محتوایی و فرآیندهای بازیابی و طبقه بندی سند رایانه ای. این تنها یک مورد از تکنیک های متعدد اسناد است که جریان کار سیستم مدیریت اسناد را با برخی دیگر از تکنیک های تجاری مرتبط می کند.
همچنین اسنادی وجود دارد که به صورت داخلی در قالب فایل XML ذخیره می شوند. این نوع پرونده ها ممکن است اجازه دسترسی به داده Meta و داده های معنایی را در نظر بگیرند. در نتیجه ، گروه بندی و درک الکترونیکی داده ها را تسهیل می کند ، در حالی که تکنیک های جستجوی داده را که محدود به اصطلاحات کلیدی نیستند ، ضرب می کند.
تصویر دیگری از آنچه احتمال مدیریت اسناد ممکن است در ذهن داشته باشد ، مدیریت اسناد معقول است. با استفاده از این نوع نرم افزار ، هرگونه تغییری که روی یک پرونده ایجاد می شود ، بطور خودکار عملیات مربوطه را شروع می کند و جریان جدیدی را براساس نوع تنظیمات اعمال شده آغاز می کند. اسناد هوشمند همچنین می توانند پیوندهای متصل را از طریق وب به طور خودکار جستجو کنند یا محتوای خاص آنها را مطابق با پارامترها به روز کنند. در داخل عرصه مدیریت اسناد ، این روش به روزرسانی بسیار خودکار است.
به علاوه ایمنی اساسی سند وجود دارد. این موضوع را نمی توان کنار گذاشت ، زیرا همچنین باید طبق آخرین روشهایی که از طریق آن افراد و ابزارها با اطلاعات ارتباط برقرار می کنند ، تنظیم شود. اسناد الکترونیکی قبلاً می توانند رمزگذاری شوند ، اما همچنین می توانیم روشی را برای حمل سند مخفی همراه با خود در قالب چاپی بدست آوریم. به عنوان مثال ، اگر محتوای رکورد شما فشرده شده باشد و فقط هنگام خواندن توسط نرم افزار رمزگشایی محتوا خوانا باشد.
آینده نزدیک مدیریت اسناد جذاب است
در واقع هیچ تردیدی وجود ندارد که مدیریت اسناد آینده خیره کننده ای داشته باشد. و اینکه با انواع بالقوه همراه است. به نظر می رسد که بیشتر صاحبان مشاغل فناوری اطلاعات قبلاً اهمیت آن را درک کرده اند ، زیرا آنها در فعالیت های مختلف مربوط به مدیریت اسناد سرمایه گذاری می کنند.
روش دیگر ، احتمال تحرک در واقع روشن نیست. در حال حاضر ، این گرایش رو به گسترش است که تقریباً برای همه شرکت مطالب بیشتر ها به سرعت تبدیل می شود. رایانه های لوحی و تلفن های هوشمند آینده هستند. بنابراین مشاغل باید از تکنیک ها و برنامه های موبایل برای جلوگیری از عقب ماندن استفاده کنند.
ترکیبی و ارتباط متقابل بین اینترنت ، نرم افزار مدیریت اسناد و برنامه های داخلی اضافی تجاری باعث ایجاد چشم اندازهای مثبتی برای افرادی مانند من ، که حتی شروع به خراش سطح امکانات نمی کنند ، می شود. این بدون شک باعث افزایش فعالیت های تجاری در سطوحی می شود که در حال حاضر باورنکردنی هستند.
معمولاً ما یک سند را کاغذ مرده می دانیم. متعاقباً ، ما گاهی اوقات نادیده می گیریم که نرم افزار رایانه ای مدیریت اسناد و مدارکی که آنها ارائه می دهند ، قلب اصلی شرکت ما هستند و تأثیرات و نتایج آن به هر بخش از سازمان ما می رسد.
در چند سال گذشته ، تکنیک مدیریت اسناد با سرعت زیادی تکامل یافته است. و پیش بینی ها اعلام می کند که تلاش خود را برای سالهای آینده ادامه خواهد داد. مطمئناً گذر از آینده مدیریت اسناد بسیار جالب خواهد بود. و اینکه چگونه در کنار سایر مفاهیم همیشه در حال رشد رشد می کند.
یک چیز واضح است: ما باید مجوز تجسم خود را به صورت رایگان فراهم کنیم ، زیرا فن آوری های مختلف مدیریت اسناد که چند سال پیش کاملاً غیرقابل دستیابی احساس می شدند ، به فعلیت تبدیل شده اند یا در واقع فراتر از واقعیت هستند ، در حال حاضر.

دیدگاه‌ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *